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INITE Protocol: seis etapas del encargo a un sistema que funciona

Para este tipo de trabajo lo normal es que os den un plazo de seis meses a un año. De Break a Cast son doce semanas, y esta página explica por qué podemos prometerlo: cada etapa tiene un final fijo, algo que recibís en mano y un punto en el que se puede parar. Form es la sexta etapa y es opcional — va del tercer mes en adelante, y nada deja de funcionar si la rechazáis.

Las seis etapas12 · semanas hasta que todo funciona
  1. 01Semana 1–2

    Break

    Diagnóstico y reinicio

    Qué recibís

    Un mapa de procesos con los cuellos de botella marcados

    Antes de seguir
  2. 02Semana 2–3

    Hold

    Estabilización

    Qué recibís

    Procedimientos escritos para los flujos que importan

    Antes de seguir
  3. 03Semana 3–4

    Track

    Medición y análisis

    Qué recibís

    Un panel en vivo con las cifras que importan

    Antes de seguir
  4. 04Mes 2

    Cut

    Simplificación

    Qué recibís

    Flujos de proceso simplificados

    Antes de seguir
  5. 05Mes 2–3

    Cast

    Construcción y despliegue

    Qué recibís

    1–3 procesos automatizados haciendo trabajo real en producción

    Antes de seguir
  6. 06Mes 3–6

    Form

    Optimización y escala

    Qué recibís

    Un informe escrito mensual sobre cómo va

    Si lo rechazáis
6 · etapas, cada una con un final claro1–3 · procesos en producción en la primera entrega

12

semanas hasta que todo funciona

6

etapas, cada una con un final claro

99,9%

uptime, escrito en el contrato

1–3

procesos en producción en la primera entrega

Por qué estos proyectos suelen morir

Las razones se repiten, y ninguna de ellas es técnica. El alcance crece por el camino. Nadie acordó antes qué cuenta como éxito. Los datos resultan no estar ahí. A quienes lo van a usar no se les preguntó. Y las pruebas ocurren al final, cuando ya es tarde para cambiar nada.

Lo habitual

  • De seis meses a un año antes de que algo funcione
  • El presupuesto acaba multiplicado por dos o tres
  • A mitad de camino sigue sin estar claro qué se construye
  • Todo se comprueba al final
  • A quienes van a trabajar con ello no se les llama
  • La mayor parte nunca llega a usarse

Lo nuestro

  • Doce semanas hasta que todo funciona
  • Precio cerrado acordado de antemano
  • El alcance se cierra en la semana dos y se pone por escrito
  • Cada dos semanas, algo que se puede comprobar
  • Cada semana, una conversación con vuestro equipo
  • Podéis parar al final de cualquier etapa

Las seis etapas

Las seis etapas12 · semanas hasta que todo funciona
SEMANA04812162024BreakHoldTrackCutCastForm12 · hasta que todo funcionaForm · opcional

Semana 1–2

Break — Diagnóstico y reinicio

Seguimos cómo funciona el trabajo hoy de verdad, ponemos una cifra a lo que cuesta la versión manual y decidimos juntos qué conviene automatizar primero.

Qué pasa

  • Seguimos el trabajo tal como circula de verdad por la empresa, no como dice el organigrama
  • Hablamos con quienes lo hacen todos los días
  • Comprobamos que los datos existen y son lo bastante buenos
  • Ponemos una cifra a lo que cuesta hoy la versión manual
  • Acordamos qué cuenta como éxito, en números

Qué recibís

  • Un mapa de procesos con los cuellos de botella marcados
  • Lo que cuesta la forma actual, en horas y en dinero
  • El orden de prioridad: qué automatizar primero y por qué
  • Un alcance por escrito, con precio
  • Las cifras por las que se nos va a juzgar

Antes de seguir

Todos firman el alcance. No se construye nada hasta que eso esté por escrito.

Semana 2–3

Hold — Estabilización

Arreglamos el proceso antes de automatizarlo. Automatizar un proceso roto da un proceso roto más rápido.

Qué pasa

  • Escribimos cómo debe funcionar el trabajo crítico
  • Limpiamos los datos de los que dependerá la automatización
  • Hacemos los arreglos manuales que compensan de inmediato
  • Quitamos los pasos que solo existen porque se rompió otra cosa

Qué recibís

  • Procedimientos escritos para los flujos que importan
  • Datos limpiados donde iban a dar problemas
  • Arreglos manuales que ya ahorran tiempo, antes de automatizar nada

Antes de seguir

El proceso sale igual dos veces seguidas. Mientras no lo haga, no hay nada que automatizar.

Semana 3–4

Track — Medición y análisis

Metemos la medición dentro de los procesos y dejamos que dos semanas de cifras reales digan cuáles merecen la automatización.

Qué pasa

  • Instrumentamos los procesos mismos
  • Recogemos números reales en lugar de estimaciones
  • Buscamos los patrones: a dónde se va el tiempo, dónde se atasca
  • Puntuamos cada proceso por lo bien que la automatización funcionaría de verdad en él

Qué recibís

  • Un panel en vivo con las cifras que importan
  • Lo que dicen los datos sobre a dónde se va el tiempo
  • Una nota de viabilidad por proceso, con el razonamiento

Antes de seguir

La línea base queda acordada. Toda mejora a partir de aquí se mide contra un número que ambas partes aceptaron.

Mes 2

Cut — Simplificación

Quitamos los pasos que existen sin motivo, antes de que alguien escriba código alrededor de ellos.

Qué pasa

  • Eliminamos pasos que ya no tienen función
  • Fusionamos procesos que hacían el mismo trabajo dos veces
  • Rehacemos lo que queda para que se automatice limpio
  • Escribimos la especificación que seguirá la construcción

Qué recibís

  • Flujos de proceso simplificados
  • Los pasos redundantes fuera, listados para que vea exactamente qué salió
  • Especificaciones listas para construir

Antes de seguir

Usted aprueba lo que se quitó. Lo que quiera conservar, se queda.

Mes 2–3

Cast — Construcción y despliegue

La automatización entra en producción, conectada a las herramientas que su equipo ya usa. No es un entorno de demostración.

Qué pasa

  • Construimos la parte que hace el trabajo de verdad
  • La conectamos a su CRM y al resto de sistemas
  • Conectamos los canales por donde los clientes escriben de verdad
  • Pasamos el flujo real poco a poco
  • Formamos a su equipo y comprobamos que pueden llevarlo
  • Configuramos las alertas que avisan cuando algo va mal

Qué recibís

  • 1–3 procesos automatizados haciendo trabajo real en producción
  • Integración con las herramientas que ya tiene
  • Una pantalla que muestra qué está pasando ahora mismo
  • Instrucciones escritas y gente de su lado que sabe llevarlo
  • Un plan para cuando algo se rompa

Antes de seguir

Todo en marcha y vigilado. Este es el punto en el que pasa a ser suyo.

Mes 3–6

Form — Optimización y escala

Opcional, se cobra aparte. Nada deja de funcionar si lo rechaza.

Qué pasa

  • Vigilamos cómo rinde, de día y de noche
  • Lo ajustamos según lo que muestra el uso real
  • Probamos mejoras contra la versión actual y nos quedamos con la que gana
  • Tenemos en cuenta lo que reporta su gente
  • Planificamos la siguiente tanda de procesos
  • Nos sentamos con usted cada trimestre

Qué recibís

  • Un informe escrito mensual sobre cómo va
  • Mejoras basadas en uso real, no en suposiciones
  • Un plan para los procesos que vienen después
  • Alguien a quien llamar

Si lo rechazáis

Si lo rechaza: el sistema sigue funcionando y el código ya es suyo. Puede contratar a quien quiera para cuidarlo.

Qué garantizamos por escrito

  • 99,9% del tiempo funcionando — nivel estándar
  • 99,95% del tiempo funcionando — para instalaciones grandes
  • Una avería resuelta en 24 horas
  • Un informe escrito cada mes

Lo que puede exigirnos

12
semanas del brief al sistema funcionando
cada etapa tiene final fijo y punto de salida
24h
para una avería resuelta
en el contrato, no como objetivo
0
lock-in
el código es suyo desde la primera etapa

De un proceso a toda la empresa

Poner en marcha un proceso es lo fácil. La mayoría de las empresas se atasca en el segundo, y no porque la idea fallara, sino porque lo que aguantaba cien conversaciones al mes no aguanta cincuenta mil, y nadie lo previó. Este es el camino que seguimos y lo que tiene que ser cierto antes de cada paso.

3
meses hasta el siguiente proceso
4
pasos, cada uno con su lista
16+
idiomas, cuando hagan falta

Por qué el segundo proceso cuesta más que el primero

A un piloto se le permite ser frágil. Vive en un canal, en un idioma, para un puñado de personas que le perdonan. Crecer quita esos tres colchones de golpe: más canales, más idiomas, más gente y compañeros que no pidieron nada de esto. Lo que frena rara vez es la técnica. Lo que frena es que nadie acordó quién se hace cargo del cambio, quién paga el paso siguiente y qué contaría como haber salido bien.

Cuatro pasos

Un proceso, demostrado

Lo justo para saber si la idea se sostiene, y lo bastante barato para que averiguarlo cueste poco.

Qué abarca

  • Uno o dos canales
  • Un idioma
  • De cien a mil personas
  • Conectado a lo que sea más fácil

Sobre qué funciona

  • Servidores compartidos
  • Vigilancia básica
  • Funcionando el 99,5% del tiempo
  • Soporte en horario de oficina

Cómo saber que salió bien

  • Responde bien más del 85% de las veces
  • Quienes lo usan lo puntúan por encima de 4 sobre 5
  • El tiempo ahorrado está medido, no estimado
  • El argumento para gastar más ya está por escrito

Un departamento

Todo el equipo trabaja así, y está conectado a los sistemas sobre los que la empresa se sostiene de verdad.

Qué abarca

  • De tres a diez canales
  • De dos a cuatro idiomas
  • De mil a cincuenta mil personas
  • Conectado a vuestro CRM y a la trastienda

Sobre qué funciona

  • Una instalación propia para vosotros
  • Vigilancia más completa
  • Funcionando el 99,9% del tiempo
  • Horario de soporte ampliado

Cómo saber que salió bien

  • El dinero que devuelve está medido, no proyectado
  • Más del 80% del equipo lo usa por voluntad propia
  • El proceso se ha simplificado, no solo acelerado
  • El coste por caso ha bajado y se puede enseñar

Toda la empresa

Lo tiene cada departamento que lo necesita, y se trata como parte de cómo funciona la empresa.

Qué abarca

  • De diez a cincuenta canales
  • Ocho idiomas o más
  • De cincuenta mil a medio millón de personas
  • Conectado a todo lo que importa

Sobre qué funciona

  • Vuestros servidores, o uno nuestro aparte
  • Vigilancia detallada
  • Funcionando el 99,95% del tiempo
  • Soporte a todas horas

Cómo saber que salió bien

  • Aparece en los planes de la empresa, no en los nuestros
  • Alguien de la dirección responde por ello
  • La competencia se da cuenta
  • Ya es algo con lo que ganáis operaciones

Varios países

Lo mismo funcionando en más de un mercado, lo bastante cerca de cada uno para sentirse local.

Qué abarca

  • De cincuenta a cien canales y más
  • Dieciséis idiomas o más
  • Medio millón de personas en adelante
  • Varias empresas o marcas en un sistema, con los datos separados

Sobre qué funciona

  • Servidores en más de una región
  • Rápido en todas partes, no solo cerca de vosotros
  • Funcionando el 99,99% del tiempo
  • Un equipo con nombres de vuestro lado

Cómo saber que salió bien

  • Vais por delante en el mercado, no detrás
  • El sistema es parte de lo que vendéis
  • Los socios construyen encima
  • Trae dinero, no solo lo ahorra

Qué cambia según el sector

El camino es el mismo; lo que se conecta y lo que hay que demostrar, no. Estos son los sectores que hemos recorrido más de una vez.

Inmobiliario

  • Clasificación de consultas en volumen
  • Varios edificios o carteras a la vez
  • Conectado a más de treinta sistemas del sector
  • Más de una moneda y un idioma

Alquiler

  • Conectado al registro de vuestra flota
  • Precios que se mueven con la demanda
  • Varias sedes coordinadas
  • Conectado a las pasarelas de pago

Cripto y finanzas

  • Soporte que no duerme
  • Hecho según las reglas de vuestro regulador
  • Soporte para más de una red
  • Avisos cuando algo pinta mal

Comercio electrónico

  • Conectado a vuestro catálogo
  • El estado del pedido se responde solo
  • Devoluciones y reembolsos gestionados
  • Existencias al día

Sanidad

  • Hecho según las reglas para datos médicos
  • Citas reservadas y cambiadas
  • Primer contacto con el paciente atendido
  • Conectado a la historia clínica

Banca

  • Hecho según las reglas para pagos con tarjeta
  • Conectado a vuestro sistema bancario central
  • Apoyo para detectar fraude
  • Informes para el regulador preparados

Antes de dar el siguiente paso

Del lado técnico

  • Sabéis cuánto aguantan vuestros propios sistemas antes de ralentizarse
  • Hay una decisión sobre cómo el almacén de datos encaja el crecimiento
  • Páginas y respuestas llegan rápido, esté donde esté la persona
  • Se ha probado con diez veces la carga actual
  • Hay un plan para un fallo total, y se ha ensayado
  • Los avisos están configurados y alguien los recibe

Del lado humano

  • Hay una persona arriba que responde por esto y lo dice en voz alta
  • Hay un plan de cómo se informa y se forma a la gente
  • El material de formación existe
  • Está claro a quién se llama cuando algo se rompe, y después a quién
  • Todos han acordado qué contaría como haber salido bien
  • El dinero del siguiente paso está aprobado, no esperado

Cuánto dura cada paso

  • Un proceso, demostrado4–6 semanas
  • Un departamento6–8 semanas
  • Toda la empresa8–12 semanas
  • Varios paísescontinuo

Relacionado

Siguiente paso

Medir antes de construir

Todo lo anterior depende de una cosa: el proceso necesita una línea base medida antes de construir sobre él. Treinta minutos para ver si la cuenta cuadra, y el sprint que sigue se devuelve entero si concluimos que no hay que construir.

Elegir un horario

Treinta minutos, gratis. El sprint es de lo que va la llamada.

Precio
$2,500
Duración
1-2 semanas

Se devuelve entero si concluimos que no conviene construir.

Actualizado: agosto de 2026