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De onde vêm as quatro semanas e quando você não vai tê-las
Por que todo fornecedor promete de duas a quatro semanas, sobre o que esse prazo realmente se apoia e quais sinais mostram que o seu caso não vai caber nele.
Por que o número sozinho não diz nada
Prometem a você de duas a quatro semanas. O mesmo número você vai ouvir de todos os outros.
Sozinho ele não significa nada, porque o prazo não se apoia na velocidade com que o código é escrito e sim no volume de trabalho que ninguém vai fazer no seu projeto. É sobre esse volume que vale perguntar.
O que você não está pagando
Em qualquer sistema com funcionários e clientes repete-se a mesma coisa. Alguém entra com a própria conta, tem um papel, o papel permite umas coisas e proíbe outras, avisos vão para alguém, uma fatura vai para outro, e toda a correspondência precisa estar num lugar só e ser encontrada por busca.
Nada disso depende de você alugar escavadeiras ou marcar fisioterapia. Foi escrito uma vez, depurado em trabalhos anteriores, e por isso não ocupa nenhuma das suas semanas.
Há uma exceção que vale conhecer mesmo que não seja você quem constrói. A separação entre clientes é colocada primeiro ou não é colocada nunca. Acrescentá-la depois a um sistema que pressupunha um único cliente é a reforma mais cara deste ofício, e é ela que transforma um projeto de quatro semanas num de três meses.
O que vai precisar ser construído de qualquer jeito
Sobra aquilo que você veio buscar: os seus objetos e o seu processo.
Uma locadora tem uma unidade de equipamento, uma reserva e uma entrega. Uma imobiliária tem um imóvel, um anúncio e um negócio. De fora soa a mesma coisa. Por dentro quase não há nada em comum.
Medimos isso em nós mesmos e o número saiu incômodo. Fizemos uma plataforma de locação, depois uma de imóveis. Setores vizinhos, os dois sobre um objeto entregue a alguém por um tempo ou para sempre. De 113 conceitos de negócio, 7 foram compartilhados.
Cerca de 6%.
Esse número está aqui para você saber o que está comprando. "Isso nós já temos, é só configurar" é uma frase sobre os outros 94%, os que o fornecedor não tem, porque são seus.
Quando não haverá quatro semanas
| Sinal | Como aparece na sua empresa | Para onde vai o tempo |
|---|---|---|
| Processo sem documentação | Três funcionários o descrevem de três formas | Para semanas de averiguação antes de começar |
| Decisões caso a caso | A regra não é enunciada nem em voz alta | Para casos que não apareceram na demonstração |
| Dados ilegíveis por um programa | Uma caixa de e-mail, a planilha de alguém, a memória | Para a integração, ou para a desistência dela |
| Uma exigência que ninguém mais tem | "Aqui sempre foi assim" | Para construir sem nada em que se apoiar |
Nenhum desses sinais torna a automação impossível. Cada um move trabalho das semanas de construção para as semanas de averiguação, e averiguar não se transfere: o projeto anterior de outra pessoa não sabe o que conta como solicitação na sua empresa.
Se coincidir ao menos um, quatro semanas continua sendo uma boa estimativa da construção e uma má estimativa do projeto. Essa diferença costuma ser o motivo da discussão com o fornecedor um mês depois.
O que perguntar para verificar isso
Uma pergunta separa um prazo verificável de um bonito: qual parte disso vocês já escreveram e qual parte vão escrever de novo para nós.
"Construímos tudo sob medida do zero" significa meses, porque acesso, papéis e permissões terão de ser escritos outra vez. "Está tudo pronto, é só configurar" significa modelo, e onde ele não encaixa você descobre na terceira semana. A resposta que vale ouvir nomeia as duas partes separadamente e mostra onde passa a linha entre elas.
Depois peça que apoiem essa linha sobre o seu próprio processo. Percorrer isso leva algumas horas e, antes de assinar um orçamento, vale mais que qualquer apresentação: como ler um orçamento de automação começa exatamente por essa separação.
Como isso aparece em solicitações reais está na análise da locação: para onde vão quatro horas numa solicitação e o que medimos na semana anterior. Se ficar claro que automatizar ainda é cedo para você, isso também é um resultado: cinco sinais listam quando é melhor esperar.
01Por que todo fornecedor dá mais ou menos o mesmo prazo?+
Porque o prazo é dado para um processo e não para um sistema inteiro, e nesse sentido muitos estão sendo honestos. A diferença não está no número e sim no que existe por trás dele. Para uns, duas a quatro semanas significa que acesso, papéis, permissões, avisos e faturas já estão escritos e depurados em trabalhos anteriores, então todo esse tempo vai para a sua matéria. Para outros significa um modelo pronto no qual vão tentar encaixar você, e o prazo se sustenta exatamente até o primeiro ponto em que o seu processo não coincide. Para um terceiro grupo é uma estimativa feita antes de alguém olhar as suas solicitações reais. A pergunta que vale não é quanto tempo, e sim qual parte disso vocês já escreveram e qual parte vão escrever de novo para nós.
02O que é a matéria própria e por que ela não se transfere?+
São os seus objetos e o seu processo: o que você vende ou atende, e o que acontece com isso entre o primeiro contato e o fechamento. Uma locadora tem uma unidade de equipamento, uma reserva e uma entrega. Uma imobiliária tem um imóvel, um anúncio e um negócio. As palavras se parecem e as regras de dentro não, e o tempo é gasto justamente pelas regras. Medimos isso em nós mesmos: fizemos uma plataforma de locação e depois uma de imóveis, setores vizinhos, e de 113 conceitos de negócio 7 foram compartilhados. Cerca de 6%. Por isso um fornecedor que diz isso nós já temos, é só configurar não está descrevendo o seu projeto.
03Para onde vão as quatro semanas se a base já está pronta?+
Cerca de metade vai para a matéria própria: escrever os seus objetos, o seu processo e as regras de passagem entre etapas, de modo que o sistema tome as mesmas decisões que o seu funcionário tomaria e se recuse a tomar aquelas que a ele não são permitidas. Outra parte vai para conectar o que você já usa: e-mail, estoque, contabilidade, agenda, telefonia. Uma automação sem acesso aos seus sistemas só sabe repetir o que já está publicado. O resto vai para os casos limite que aparecem em solicitações reais e não numa demonstração. A primeira semana quase sempre vai não para o código, mas para combinar o que conta como solicitação e quando ela está encerrada.
04Como sei que o meu caso não vai caber em quatro semanas?+
Quatro sinais, e um deles já basta para prever mais tempo. Primeiro: o seu processo não está escrito em lugar nenhum e três funcionários o descrevem de três maneiras diferentes. Segundo: o passo seguinte é decidido por uma pessoa pesando as circunstâncias, e a regra não é enunciada nem em voz alta. Terceiro: os dados estão onde nenhum programa consegue lê-los, numa caixa de e-mail, na cabeça de alguém, em outra sala. Quarto: você tem uma exigência que mais ninguém do setor tem e ela não está em discussão. Nenhum deles torna a automação impossível, mas cada um move trabalho das semanas de construção para as semanas de averiguação, e averiguar não se herda de um projeto anterior.
