Cinco sinais de que sua empresa ainda não deve automatizar
Tamanho é a pergunta errada. Cinco condições decidem se a automação paga agora, e falhar em qualquer uma costuma ser motivo para esperar um trimestre.
Tamanho é a pergunta errada
A pergunta vem num formato padrão: já somos grandes o bastante para isso?
Ela não tem resposta útil, porque a aritmética que decide não acompanha o número de funcionários. Uma locadora de doze pessoas com quatrocentas reservas por mês tem mais volume automatizável do que uma consultoria de duzentas onde cada projeto é sob medida. Tamanho se correlaciona com algumas coisas que importam e não prevê nenhuma delas bem o bastante para ser usado.
Cinco condições decidem. Falhar em uma costuma ser motivo para esperar um trimestre.
Uma: o volume precisa dividir o custo da obra
A economia da automação é um custo fixo espalhado pela vazão. Essa frase sozinha explica a maioria dos projetos que decepcionam.
Um processo que roda quatrocentas vezes por mês e economiza quinze minutos por vez é um caso direto. O mesmo processo a oitenta vezes por mês tem o mesmo custo de obra espalhado por um quinto do benefício, e normalmente não passa numa aritmética honesta, ainda que a economia por rodada seja idêntica.
Tire o volume dos seus próprios sistemas e não de uma entrevista, use o mês fraco e não o bom, e pergunte como fica o retorno se o volume nunca crescer. As quatro perguntas que derrubam a maioria dos números de ROI cobrem o resto dessa conta.
Duas: o processo precisa ficar parado
Ele precisa ser reconhecidamente o mesmo no fim da janela de retorno, que para nós é de três a seis meses.
O teste é concreto. Descreva os passos como eram há seis meses e como são hoje. Se a diferença está nos casos de borda, tudo bem, é para isso que existe a fila de exceções. Se a própria sequência mudou duas vezes, você está automatizando um desenho que ainda está sendo feito, e um processo que muda de forma relevante todo mês é reconstruído de três a seis vezes antes de o retorno chegar.
Esperar assentar é muito mais barato que reconstruir, e não é perto.
Três: alguém de dentro precisa ser dono
Uma pessoa nomeada, cujo cargo torna o fluxo dela depois que o fornecedor sai, com autoridade para mudá-lo sem comitê.
Não quem assinou o contrato. Normalmente não a pessoa mais sênior da sala. O que o dono faz é pouco glamouroso: acompanhar a fila de exceções, perceber quando o formato do volume muda, decidir se um novo caso de borda ganha uma regra ou uma pessoa.
Automação sem dono degrada em silêncio, e o silêncio é o problema. Os painéis continuam bonitos enquanto as exceções se acumulam e a equipe inventa desvios em volta do sistema. Se você não consegue nomear a pessoa antes de o projeto começar, resolva isso primeiro. Custa zero e é o melhor previsor que temos.
Quatro: a bagunça de dados precisa ser do tipo certo
| Tipo de bagunça | Automatizar agora? | Por quê |
|---|---|---|
| Campos faltando | Sim | O fluxo pode pedir; lacunas aparecem quando importam |
| Formatos inconsistentes | Sim | Normalizar é barato e mecânico |
| Registros desatualizados | Normalmente | A automação revela desatualização mais rápido que pessoas |
| Dois sistemas discordando | Não | Automatizar uma contradição a executa em velocidade |
A pré-condição não é dado limpo. É uma resposta decidida sobre qual fonte é autoritativa para cada campo de que o fluxo depende. Sem essa decisão, a automação não limpa a bagunça, cimenta, e a discordância é executada mais rápido do que uma pessoa conseguiria pegar.
Cinco: o gargalo precisa estar de fato aqui
A versão mais cara desse erro é um back-office lindamente automatizado grudado numa empresa cuja restrição real é que não há gente suficiente perguntando.
Automação operacional deixa um negócio mais rápido em atender demanda. Se a demanda é o que falta, ela deixa você mais rápido em fazer menos, e o ganho é real e comercialmente invisível. O ganho que medimos é de quarenta a sessenta por cento da parte automatizada, não da empresa, e se a parte automatizada não é a restrição, o efeito no nível da empresa fica perto de nada.
Teste perguntando o que aconteceria se o processo levasse metade do tempo. Se a resposta é que mais trabalho seria feito e ele tem receita atrelada, o projeto é este. Se a resposta é que todos esperariam com mais conforto, o dinheiro rende mais naquilo que estão esperando.
O que fazer com um "ainda não"
A resposta certa raramente é não fazer nada por um trimestre.
Meça. Extraia os carimbos de tempo, conte o volume no mês fraco, nomeie o dono e decida qual sistema é autoritativo para cada campo em disputa. Esse trabalho é útil independentemente de você automatizar ou não, encurta o projeto futuro, e é exatamente a auditoria descrita em o que uma auditoria de processos precisa entregar e demonstrada numa operação real em a semana de medição.
Recusamos projetos por esses motivos, e vale ser direto sobre isso ser do nosso interesse tanto quanto do seu. Um projeto que não passa na aritmética continua não passando depois que fomos pagos, e a indicação vale mais que o honorário.
01Existe um número de funcionários abaixo do qual automatizar nunca faz sentido?+
Não, e o fato de as pessoas seguirem procurando esse número é a razão de essa pergunta ser mal respondida. A aritmética é dominada por quantas vezes um processo roda e quanto dura cada rodada, e nenhum dos dois acompanha o número de funcionários de forma confiável. Uma locadora de equipamentos com doze pessoas e quatrocentas reservas por mês tem mais volume automatizável do que uma consultoria de duzentas pessoas onde cada projeto é diferente. O que o headcount prevê é uma coisa de segunda ordem que vale conhecer: empresas menores mais frequentemente não têm alguém capaz de assumir o resultado depois da entrega, e maiores mais frequentemente têm processos sobre os quais três departamentos discordam. Os dois obstáculos são reais, mas são sobre propriedade e sobre acordo, não sobre tamanho, e devem ser testados diretamente em vez de inferidos de um número.
02Quão estável o processo precisa ser?+
Estável o bastante para ainda ser reconhecidamente o mesmo processo no fim da janela de retorno, que para nós é de três a seis meses. A régua é mais baixa do que parece, porque a maioria dos processos operacionais é bem mais estável do que quem os executa acredita: o que muda toda semana normalmente são as exceções, não o caminho principal. O teste é concreto: descreva os passos como eram há seis meses e como são hoje, e veja se a diferença está na sequência ou apenas nos casos de borda. Se a própria sequência mudou duas vezes, você está diante de um processo ainda em projeto, e automatizar um projeto em andamento significa pagar para reconstruí-lo de três a seis vezes até assentar. Espere assentar. Esperar é mais barato que reconstruir, e não é perto.
03O que significa na prática 'alguém é dono'?+
Uma pessoa nomeada, dentro da sua empresa, cuja descrição de cargo torna o fluxo dela depois que o fornecedor sai, e com autoridade suficiente para mudá-lo sem convocar um comitê. Não é quem assinou o contrato e normalmente não é a pessoa mais sênior envolvida. O que esse dono faz é pouco glamouroso e decisivo: acompanha a fila de exceções, percebe quando o formato do volume muda, decide se um novo caso de borda ganha uma regra ou uma pessoa, e é quem diz que algo está errado antes de o relatório dizer. Automação sem dono degrada em silêncio, porque os painéis continuam bonitos enquanto as exceções se acumulam e a equipe inventa desvios. Se você não consegue nomear essa pessoa antes de o projeto começar, é isso que precisa ser resolvido primeiro, e custa zero.
04Nossos dados são bagunçados. Limpar antes ou automatizar antes?+
Depende inteiramente de que tipo de bagunça é, e a distinção vale dez minutos antes de decidir. Dados faltantes e inconsistentes costumam ser tranquilos de automatizar em volta, porque um fluxo pode ser construído para pedir o que precisa, e na prática a automação tende a melhorar esse tipo de bagunça ao tornar as lacunas visíveis no momento em que importam. Dados contraditórios são o tipo perigoso: dois sistemas que discordam sobre o mesmo fato, sem regra de qual deles vence. Automatizar isso não limpa, cimenta, e a discordância passa a ser executada em velocidade em vez de pega por uma pessoa que sabia qual sistema era o confiável. A pré-condição não é dado limpo; é uma resposta já decidida sobre qual fonte é autoritativa para cada campo de que o fluxo depende.
