Пять признаков того, что автоматизироваться вам ещё рано
Размер компании это неверный вопрос. Готовность определяют пять условий, и провал любого из них обычно повод подождать квартал, а не покупать.
Размер это неверный вопрос
Вопрос приходит в стандартной форме: мы уже достаточно большие для этого?
Полезного ответа у него нет, потому что арифметика, которая всё решает, с численностью не связана. Прокатная компания из двенадцати человек с четырьмя сотнями броней в месяц имеет больше автоматизируемого объёма, чем консалтинг из двухсот человек, где каждый проект уникален. Размер коррелирует с парой важных вещей и не предсказывает ни одну из них достаточно точно, чтобы этим пользоваться.
Всё определяют пять условий. Провал одного обычно повод подождать квартал.
Первое: объём должен разделить стоимость стройки
Экономика автоматизации это фиксированные затраты, размазанные по пропускной способности. Одна эта фраза объясняет большинство разочаровавших проектов.
Процесс, идущий четыреста раз в месяц и экономящий пятнадцать минут за раз, это понятный случай. Тот же процесс при восьмидесяти прогонах в месяц имеет ту же стоимость стройки, размазанную по пятой части выгоды, и честную арифметику обычно не проходит, хотя экономия за прогон одинаковая.
Берите объём из своих систем, а не из опроса, считайте по слабому месяцу, а не по хорошему, и спросите, как выглядит окупаемость, если объём не вырастет никогда. Остальную арифметику разбирают четыре вопроса, ломающие большинство расчётов окупаемости.
Второе: процесс должен стоять на месте
К концу окна окупаемости он должен оставаться узнаваемо тем же, а окно это три-шесть месяцев.
Проверка конкретная. Опишите шаги такими, какими они были полгода назад, и такими, какие сейчас. Если разница в краевых случаях, всё в порядке, для них и существует очередь исключений. Если сама последовательность менялась дважды, вы автоматизируете чертёж, который ещё рисуют, а процесс с заметными ежемесячными изменениями будет перестроен от трёх до шести раз до наступления окупаемости.
Дождаться, пока он устоится, гораздо дешевле, чем перестраивать, и с большим отрывом.
Третье: кто-то внутри должен им владеть
Один названный человек, у которого процесс записан в обязанности после ухода подрядчика, с полномочиями менять его без комиссии.
Не тот, кто подписал договор. Обычно не самый старший в комнате. Работа владельца невыигрышная: смотреть очередь исключений, замечать смену формы нагрузки, решать, получает новый краевой случай правило или человека.
Автоматизация без владельца деградирует тихо, и тихо здесь и есть проблема. Дашборды продолжают выглядеть нормально, пока исключения копятся, а сотрудники изобретают обходные пути мимо системы. Если вы не можете назвать этого человека до начала проекта, начните с этого. Стоит ноль, а предсказывает исход сильнее всего остального.
Четвёртое: бардак в данных должен быть правильного сорта
| Вид бардака | Автоматизировать сейчас? | Почему |
|---|---|---|
| Пропущенные поля | Да | Процесс может спросить; дыры становятся видны когда важны |
| Разнобой форматов | Да | Приведение к одному виду дёшево и механично |
| Устаревшие записи | Обычно да | Автоматика вскрывает устаревание быстрее людей |
| Две системы расходятся | Нет | Автоматизация противоречия исполняет его на скорости |
Предусловие это не чистые данные. Это принятое решение о том, какой источник главный по каждому полю, от которого зависит процесс. Без такого решения автоматизация бардак не чистит, а цементирует, и расхождение исполняется быстрее, чем человек успел бы его поймать.
Пятое: узкое место должно быть действительно здесь
Самая дорогая версия этой ошибки это прекрасно автоматизированный бэк-офис, приделанный к компании, чьё настоящее ограничение в том, что к ней недостаточно обращаются.
Операционная автоматизация ускоряет исполнение спроса. Если не хватает именно спроса, вы будете быстрее делать меньший объём, и прирост оказывается настоящим и коммерчески невидимым. Мы измеряем сорок-шестьдесят процентов от автоматизированной части, а не от компании, и если автоматизированная часть не является ограничением, эффект на уровне компании близок к нулю.
Проверяется вопросом: что случится, если процесс станет вдвое быстрее. Если ответ «сделаем больше работы, и у неё есть выручка», то проект правильный. Если ответ «все будут ждать с большим комфортом», то деньги лучше потратить на то, чего они ждут.
Что делать с ответом «пока рано»
Правильная реакция редко состоит в том, чтобы ничего не делать квартал.
Измеряйте. Выгрузите отметки времени, посчитайте объём слабого месяца, назовите владельца и решите, какая система главная по каждому спорному полю. Эта работа полезна независимо от того, дойдёт ли дело до автоматизации, она укорачивает будущий проект, и это ровно тот аудит, который описан в посте что обязан выдать аудит процессов и показан на живой операции в неделе замеров.
Мы отказываем проектам по этим основаниям, и стоит прямо сказать, что это в наших интересах не меньше, чем в ваших. Проект, не проходящий арифметику, всё равно не пройдёт её после того, как нам заплатили, а рекомендация стоит дороже гонорара.
01Есть ли численность, ниже которой автоматизация не имеет смысла никогда?+
Нет, и то, что этот порог продолжают искать, и есть причина, по которой на вопрос отвечают плохо. Арифметикой правит то, как часто идёт процесс и сколько занимает каждый прогон, а ни то ни другое надёжно с численностью не связано. Прокатная компания из двенадцати человек с четырьмя сотнями броней в месяц имеет больше автоматизируемого объёма, чем консалтинг из двухсот человек, где каждый проект свой. Численность предсказывает кое-что второго порядка, и это стоит знать: в маленьких компаниях чаще нет человека, способного принять результат после сдачи, а в больших чаще встречаются процессы, о которых три отдела не могут договориться. Оба препятствия настоящие, но они про владение и про согласие, а не про размер, и проверять их надо напрямую, а не выводить из числа сотрудников.
02Насколько устойчивым должен быть процесс?+
Настолько, чтобы к концу окна окупаемости он оставался узнаваемо тем же процессом, а окно у нас три-шесть месяцев. Планка ниже, чем звучит, потому что операционные процессы обычно куда устойчивее, чем считают те, кто их ведёт: еженедельно меняются как правило исключения, а не основной путь. Проверка конкретная: опишите шаги такими, какими они были полгода назад, и такими, какие они сейчас, и посмотрите, в чём разница, в последовательности или только в краевых случаях. Если сама последовательность менялась дважды, перед вами процесс, который всё ещё проектируется, а автоматизировать проект в процессе черчения значит платить за его перестройку от трёх до шести раз, пока он не устоится. Дождитесь этого. Ожидание дешевле перестройки, и с большим отрывом.
03Что на практике значит «есть владелец»?+
Один названный человек внутри вашей компании, у которого этот процесс записан в обязанности после ухода подрядчика и у которого хватает полномочий менять его без созыва комиссии. Это не тот, кто подписал договор, и обычно не самый старший из участников. Работа владельца невыигрышная и решающая: он смотрит очередь исключений, замечает, когда меняется форма нагрузки, решает, получает новый краевой случай правило или человека, и он же говорит, что что-то не так, раньше, чем это скажет отчётность. Автоматизация без владельца деградирует тихо, потому что дашборды продолжают выглядеть нормально, пока исключения копятся, а сотрудники изобретают обходные пути мимо системы. Если вы не можете назвать этого человека до начала проекта, чинить надо это, и стоит починка ноль.
04У нас бардак в данных. Сначала чистить или сначала автоматизировать?+
Зависит целиком от того, какой это бардак, и различить стоит за десять минут до принятия решения. Пропуски и разнобой в форматах обычно можно автоматизировать как есть, потому что процесс можно построить так, чтобы он запрашивал недостающее, и на практике автоматизация такой бардак скорее лечит, делая дыры видимыми ровно в тот момент, когда они важны. Опасный вид это противоречия: две системы расходятся в одном и том же факте, и правила о том, какая из них главнее, нет. Автоматизация такое не чистит, а цементирует, и расхождение начинает исполняться на скорости вместо того, чтобы его поймал человек, который знал, что вторая система надёжнее. Предусловие тут не чистые данные, а принятое решение о том, какой источник считается главным по каждому полю, от которого зависит процесс.
